Politique de protection des données personnelles

NOTRE PHILOSOPHIE ET NOS ENGAGEMENTS

APFORM s’engage pour la protection de vos données personnelles et se fait fort d’assurer un niveau élevé de protection de vos données personnelles conformément au Règlement européen 2016/679 (RGPD) et la loi informatique et liberté n°78-17.

A ce titre, vous trouverez ci-dessous notre politique de protection de vos données personnelles vous expliquant notamment ce que nous collectons comme données personnelles, le traitement qui en est fait et sur quel fondement, leur conservation et vos droits. Nous vous invitons à en prendre connaissance.

Notre Délégué à la Protection des Données (DPO) est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions : qualite@apform.fr.

Vous pourrez retrouver le texte du Règlement européen applicable ici : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 , ou interroger l’autorité de régulation (CNIL) via son site internet www.CNIL.fr.

La présente politique pourra être modifiée et vous en serez informés. Un registre des activités de traitement (art. 30 RGPD) est tenu à jour en interne et disponible sur demande auprès du DPO.

VOTRE RESPONSABLE DE TRAITEMENT

APFORM est le responsable de traitement de vos données personnelles. Coordonnées :

350 AVENUE JRGG DE LA LAUZIÈRE – BAT 20 PARC DU GOLF
13595 AIX-EN-PROVENCE CEDEX 3

Elle est désignée par son nom ou « Nous » dans les présentes.

VOS DONNÉES PERSONNELLES ET LEUR COLLECTE PAR APFORM

Vos données personnelles peuvent être collectées lors de :

• votre visite sur notre site,
• nos échanges,
• nos actions de prospection,
• la formation ou de l’exécution de nos contrats.

Nous ne collectons aucune donnée non-nécessaire à la finalité de traitement mentionnée lors de la collecte ou données prohibées par la loi ou la réglementation.

La collecte de certaines données peut être obligatoire ou facultative ; vous êtes informés des champs obligatoires. Vos données peuvent également être collectées par des tiers prestataires ou partenaires, lesquels s’engagent à être en conformité avec la réglementation européenne et nationale.

Nous ne procédons à aucun transfert de vos données hors de l’Union européenne. L’ensemble de nos sous-traitants et prestataires opèrent exclusivement au sein de l’UE ou dans des pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat.

Nous ne prenons aucune décision automatisée.

Nous sommes amenés à collecter les catégories de données personnelles suivantes :

• Etat-civil, identité, coordonnées de contact, images
• Vie personnelle
• Vie professionnelle
• Données personnelles d’ordre économique et financier
• Données de connexion
• Numéro d’identification national unique
• Données concernant la santé (catégorie sensible — voir fondement spécifique ci-dessous)

Internet & téléphonie

NOS TRAITEMENTS DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous traitons vos données personnelles en les insérant dans nos bases de données ; elles sont stockées, conservées et le cas échéant rectifiées, supprimées, archivées, anonymisées ou pseudonymisées, ou transférées à des tiers de confiance.

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes ou pour des finalités qui vous sont précisées lors de la collecte :

Dans le cadre pré-contractuel et contractuel de vos formations

Dans le cadre de vos parcours de formation continue, d’apprentissage ou de validation des acquis de l’expérience (VAE), nous traitons vos données afin de :

• Évaluer vos acquis, compétences et savoir-faire, en amont et à l’issue de votre formation, afin d’adapter votre parcours pédagogique.
• Identifier les prestations utiles à votre projet professionnel et concevoir votre parcours de formation, notamment pour en adapter les modalités (présentiel, distanciel, rythme…).
• Identifier les financements mobilisables en fonction de votre situation personnelle (CPF, OPCO, financement employeur, aides publiques…) et vous accompagner dans leur activation.
• Mettre en œuvre votre action de formation : enregistrement des inscriptions, envoi des confirmations et des documents légaux, élaboration des listes d’émargement, des attestations de présence et de formation, connexion aux plateformes pédagogiques.
• Vous inscrire aux sessions d’examen ou d’évaluation (internes ou externes) permettant de certifier vos compétences ou d’obtenir une habilitation.
• Transmettre vos demandes d’aides financières aux organismes compétents.
• Tracer et enregistrer les prestations dont vous avez bénéficié afin de pouvoir les facturer.
• Mesurer votre satisfaction à l’issue de la formation.
• Rendre compte auprès des tiers concernés (financeurs, OPCO, prescripteurs, employeurs, partenaires) des prestations dont vous avez bénéficié, dans les limites de ce qui est strictement nécessaire.
• Suivre la poursuite de votre projet professionnel et votre insertion dans l’emploi, par le biais d’enquêtes réalisées à la demande des financeurs et acteurs des politiques publiques.
• Vous accompagner dans votre retour à l’emploi le cas échéant.

Dans le cadre de nos obligations légales et réglementaires

Certains traitements sont imposés par la loi ou la réglementation applicable à la formation professionnelle :

• Transmission de données vous concernant aux organismes de protection sociale afin qu’ils déterminent vos droits sociaux.
• Transmission de tout document afférent aux prestations dont vous avez bénéficié dans le cadre du contrôle des financements mobilisés (Qualiopi, OPCO, financeurs publics…).
• Répondre à toute demande d’une autorité administrative ou judiciaire, ou nous conformer à une décision de justice.
• Assurer le respect de nos conditions générales de vente/service et protéger nos droits.
• Prévenir tout agissement contraire aux lois en vigueur, notamment en matière de fraude.

Information sur nos offres et communication commerciale

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données personnelles à des fins de prospection commerciale, notamment pour vous faire parvenir des informations sur nos formations, offres, devis et actualités par mail, courrier ou téléphone.

Amélioration de nos services et offres de formation

Nous traitons vos données pour améliorer continuellement nos offres et nos modalités pédagogiques : suivi de votre parcours utilisateur sur nos plateformes, enquêtes de satisfaction, sondages et statistiques anonymes d’audience.

Vos paiements

Vos coordonnées bancaires peuvent être collectées soit directement par nos soins, soit par un prestataire dédié garantissant leur entière confidentialité. Ces données ne sont conservées que pour la durée nécessaire à la relation contractuelle ou dans les limites légales.

Sécurité

• Protection des biens et des personnes, vidéosurveillance ou contrôle par badge
• Constitution d’annuaire de sécurité

Internet et plateformes pédagogiques

• Créer et gérer votre compte utilisateur sur nos espaces en ligne et plateformes de formation
• Statistiques et sondages : certaines données sont traitées à des fins statistiques (évaluation des programmes, mesures d’audience). Les données personnelles sont alors anonymisées.

Gestion des cookies

• Cookies nécessaires — indispensables au fonctionnement du site et des plateformes (ex. : identification, session)
• Cookies analytiques — permettant de comprendre et analyser votre navigation afin d’améliorer nos services.

LE FONDEMENT DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Conformément au RGPD, tout traitement de vos données personnelles repose sur l’un des fondements suivants :

• Votre consentement (art. 6.1.a RGPD) : vous acceptez le traitement de vos données par le biais d’un consentement exprès. Vous pouvez le retirer à tout moment auprès de notre DPO ; ou
• L’existence d’un contrat (art. 6.1.b RGPD) : le traitement est alors justifié par les besoins d’exécution du contrat ; ou
• Notre intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : dès lors que cet intérêt proportionné respecte vos droits fondamentaux et votre vie privée ; ou
• La loi ou la réglementation en vigueur (art. 6.1.c RGPD) : lorsque celle-ci nous oblige au traitement et à la conservation de vos données.

Concernant les données de santé (catégorie sensible au sens de l’art. 9 RGPD) :

ℹ️  Les données de santé font l’objet d’une protection renforcée. APFORM ne traite ces données que sur la base de votre consentement explicite (art. 9.2.a RGPD), recueilli de manière distincte et spécifique. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, sans que cela ne porte atteinte à la licéité des traitements effectués avant ce retrait. Ces données ne sont accessibles qu’aux personnes strictement habilitées et ne sont jamais transmises à des tiers sans votre autorisation expresse.

MODALITÉS ET DURÉES DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous gérons vos données personnelles selon trois phases :

• Phase active : les données sont conservées en base « active » pour la durée indiquée ci-dessous, accessibles uniquement aux personnes ayant un besoin opérationnel.
• Phase d’archivage : lorsqu’un motif légitime le justifie, les données sont archivées avec un accès restreint pour une durée limitée.
• Phase de suppression ou d’anonymisation : à l’issue de l’archivage, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

Vos données personnelles sont conservées pour le temps nécessaire à leur traitement, à notre relation client et à l’exécution des contrats, dans les limites fixées par la réglementation. Les prescriptions comptables, fiscales ou probatoires peuvent justifier un archivage au-delà. Le tableau ci-après précise les durées applicables par finalité :

ℹ️  Pour toute question sur les durées de conservation applicables à votre situation particulière, contactez notre DPO : qualite@apform.fr

RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT

Votre consentement peut être retiré à tout moment en contactant notre DPO par email (qualite@apform.fr) ou par courrier à l’adresse ci-dessous, en mentionnant vos nom, prénom, e-mail et adresse, ainsi que la nature et l’objet précis de votre demande.

APFORM — 350 AVENUE JRGG DE LA LAUZIÈRE – BAT 20 PARC DU GOLF — 13595 AIX-EN-PROVENCE CEDEX 3

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

L’EXERCICE DE VOS DROITS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès (art. 15) : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit à la portabilité (art. 20) : récupérer vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d’opposition (art. 21) : vous opposer à tout moment à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, ou à la prospection commerciale.
• Droit de rectification (art. 16) : faire corriger ou compléter des données inexactes ou incomplètes vous concernant.
• Droit à l’effacement (art. 17) : obtenir la suppression de vos données, sous réserve des durées légales de conservation.
• Droit à la limitation (art. 18) : suspendre le traitement actif de vos données en cas d’usage illicite, de contestation de leur exactitude, ou lorsque vous en avez besoin pour faire valoir vos droits.
• Droit à l’intervention humaine (art. 22) : si une décision vous concernant repose sur un traitement automatisé, vous pouvez demander une révision par un être humain et connaître les critères ayant guidé cette décision.

Pour exercer ces droits, contactez-nous par email à qualite@apform.fr ou par courrier à l’adresse ci-dessus, en indiquant vos nom, prénom, domicile, e-mail et références client le cas échéant, ainsi que l’objet de votre demande.

ℹ️  Délai de réponse : APFORM s’engage à répondre à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de demande complexe ou nombreuse (art. 12.3 RGPD) ; vous en serez informés dans le délai d’un mois.

En cas de difficulté, vous pouvez saisir notre DPO (qualite@apform.fr) ou la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) — www.cnil.fr.

NOS SOUS-TRAITANTS ET PARTENAIRES

APFORM peut transmettre vos données personnelles à des sous-traitants dans le respect des finalités décrites aux présentes. Ces sous-traitants sont tenus de garantir un niveau de confidentialité équivalent et de respecter le RGPD.

Nous ne faisons aucun commerce de vos données personnelles. Pour connaître l’identité de nos prestataires et partenaires, contactez notre DPO : qualite@apform.fr

Les prestataires ou partenaires susceptibles d’accéder à vos données sont notamment :

• les organismes financeurs et OPCO (Opérateurs de Compétences), dans le cadre du financement et du contrôle de vos formations ;
• les organismes certificateurs et de certification professionnelle (examens, habilitations, VAE) ;
• les prescripteurs, employeurs et partenaires institutionnels dans le cadre du suivi de votre parcours de formation ;
• les organismes de protection sociale, dans le cadre de nos obligations légales ;
• les prestataires gérant nos plateformes pédagogiques et outils de gestion de la formation ;
• les prestataires d’analyse de données, d’optimisation d’offres, de sondages et d’enquêtes de satisfaction ;
• les commissaires aux comptes, experts-comptables, avocats, auditeurs, prestataires informatiques et de sécurité ;
• les investisseurs et repreneurs.

Nous pouvons également transmettre vos données aux autorités, administrations et juridictions françaises dans le cadre d’une action judiciaire, d’un contrôle des financements mobilisés ou de formalités légales.

ℹ️  Tous nos sous-traitants traitent vos données exclusivement au sein de l’Union européenne. Aucun transfert hors UE n’est effectué.

POLITIQUE DES COOKIES

Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un cookie est un fichier déposé sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone…) lors de votre navigation sur notre site. Il permet d’identifier votre appareil lors de vos prochaines visites et de mémoriser certaines informations de navigation.

Les cookies que nous utilisons

APFORM utilise les catégories de cookies suivantes, pour lesquelles votre consentement est recueilli lors de votre première visite :

• Cookies nécessaires — indispensables au fonctionnement du site (identification, panier…). Ils ne nécessitent pas votre consentement.
• Cookies analytiques — permettant de comprendre et d’analyser votre navigation afin d’améliorer notre site. Ils sont déposés uniquement avec votre accord.

APFORM peut également émettre des cookies tiers permettant le partage de contenus ou l’expression d’une appréciation (ex. : bouton « J’aime » des réseaux sociaux). Dans ce cas, le réseau social concerné peut identifier et suivre votre navigation. Nous vous invitons à consulter sa propre politique de confidentialité.

La durée de validité du consentement au dépôt des cookies est de 13 mois maximum à compter de leur premier dépôt.

Gérer vos cookies

Vous pouvez accepter, refuser ou modifier vos préférences en matière de cookies à tout moment :

• Directement depuis le bandeau de gestion des cookies présent sur notre site.
• Via les paramètres de confidentialité de votre navigateur.

Pour configurer votre navigateur, consultez les pages d’aide officielles :

• Google Chrome : https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=fr
• Mozilla Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies
• Safari : https://support.apple.com/fr-fr/guide/safari/sfri11471/mac
• Microsoft Edge : https://support.microsoft.com/fr-fr/microsoft-edge/supprimer-les-cookies-dans-microsoft-edge-63947406-40ac-c3b8-57b9-2a946a29ae09

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